ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30 000 euro
Gmina Daleszyce
26-021 Daleszyce, Pl. Staszica 9,
www.daleszyce.pl
Wydział GMiR
tel. (041) 317-16-94 wew. 107, fax (041) 317-16-93
e-mail: gmina@daleszyce.pl

Zapraszam do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn.:
DZIAŁANIA INFORMACYJNO-PROMOCYJNE – PROMOCJA PROJEKTU
pn. „Modernizacja i doposażenie ośrodka prowadzącego działalność edukacji ekologicznej w miejscowości Widełki na terenie Gminy Daleszyce”.
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 6.3 „Ochrona i wykorzystanie obszarów cennych przyrodniczo – ZIT KOF”, Osi 6 Rozwój miast, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014 - 2020.

Rodzaj zamówienia: usługi
(usługa/dostawa/robota budowlana)

Wspólny Słownik:
Kod CPV:
79342200-5 – Usługi w zakresie promocji
22462000-6 – Materiały reklamowe
72413000-8 - Usługi w zakresie projektowania stron WWW
30195000-2 - Tablice,
39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

1. Określenie przedmiotu zamówienia:
1)    Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi promocji projektu pod nazwą „Modernizacja i doposażenie ośrodka prowadzącego działalność edukacji ekologicznej w miejscowości Widełki
na terenie Gminy Daleszyce”. Nr Umowy o dofinansowanie UDA-RPSW.06.03.00-26-0005/16-00.
Promocja projektu zostanie przeprowadzona przez Wykonawcę:
a) zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020 dla beneficjentów w zakresie informacji
i promocji;
b) zgodnie z Rozporządzenie Rady (WE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) Nr 1083/2006;
c) zgodnie z Wytycznych MRR w zakresie informacji i promocji: Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, z dnia 30 kwietnia 2015 roku (MiiR/H 2014-2020/14(1)/04/2015);
d) zgodnie z Regulaminem konkursu.
Wszystkie materiały dotyczące promocji projektu będą zawierać: logo Unii Europejskiej, logo Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020, logo Narodowej Strategii Spójności w formie znaku programu regionalnego oraz zapis informujący
o źródłach finansowania projektu: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejska ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020”.
Opis wymagań:
W okresie realizacji projektu w ramach działań promocyjnych Wykonawca będzie informował opinię publiczną o pomocy otrzymanej z EFRR poprzez:
a)    zamieszczenie na stronie internetowej Gminy informacji o realizowanym projekcie, obejmujących jego cele i wyniki, oraz podkreślających wsparcie finansowe ze strony Unii;
b)    zaprojektowanie strony www Centrum Edukacji Ekologicznej z informacją o działaniach prowadzonych oraz źródle finansowania projektu;
c)    zaprojektowanie, przygotowanie do druku plakatów z informacjami na temat projektu oraz ich umieszczenie w miejscu widocznym dla ogółu społeczeństwa (np. wejście do budynku), w tym informacjami dotyczącymi wsparcia finansowego z Unii, w miejscu łatwo widocznym dla ogółu społeczeństwa, takim jak wejścia do budynków;
d)    organizację imprezy edukacyjnej nt. istoty ochrony obszarów cennych przyrodniczo i edukacji ekologicznej na przykładzie projektu. Do obowiązków wykonawcy będzie przygotowanie programu spotkania, zapewnienie moderatora/prelegenta, przygotowanie merytoryczne
i wydruk materiałów informacyjno-edukacyjnych.
e)    zaprojektowanie, przygotowanie i zamontowanie tablicy informacyjnej i tablicy pamiątkowej
Treść i kolorystyka tablic: zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., Załącznik XII Informacja I Komunikacja na temat wsparcia
z Funduszy Polityki Spójności oraz zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.

2)    Zamówienie zostało podzielone na 4 zadania:
Zadanie 1 – Zaprojektowanie strony www
Zadanie 2 – Materiały informacyjno-promocyjne
Zadanie 3 – Tablice promocyjne projektu
Zadanie 4 – Organizacja imprezy edukacyjnej nt. istoty ochrony obszarów cennych przyrodniczo
i edukacji ekologicznej.
3)    Przedmiot zamówienia opisano szczegółowo w załączniku nr 1 do Zaproszenia do składnia ofert.

Uwaga!
Złożenie oferty cenowej nie gwarantuje otrzymania zlecenia na wykonanie przedmiotowego zadania.
Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie płatne w terminie 30 dni od dnia złożenia faktury końcowej.
Podstawą do wystawienia faktury końcowej będzie zatwierdzony przez obie strony bez zastrzeżeń protokół zdawczo-odbiorczy.

4)    Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na poniższe zadania:
Zadanie 1 – Zaprojektowanie strony www
Zadanie 2 – Materiały informacyjno-promocyjne
Zadanie 3 – Tablice promocyjne projektu
Zadanie 4 – Organizacja imprezy edukacyjnej nt. istoty ochrony obszarów cennych przyrodniczo
i edukacji ekologicznej.

Wykonawca jest uprawniony do złożenia ofert na dowolną ilość zadań.

2. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia:
1)    Dodatkowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście
w siedzibie Zamawiającego od Pn. do Pt. w godz. od 08: 00 do 15: 00, lub telefonicznie pod numerem tel. 41 317-16-94 wew. 110.
2)    Pracownikami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: Anna Kosmala
3)    W ramach informacji telefonicznych Zamawiający nie udziela informacji wyjaśniających zapisy niniejszego zaproszenia do składania ofert, telefonicznie udzielane są jedynie informacje
o charakterze organizacyjnym np.: jak można zadać pytanie do prowadzonego postępowania,
czy było zadane pytanie na określony temat i gdzie można znaleźć udzieloną odpowiedź.
4)    Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego,
nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert, kierując swoje pytanie w formie elektronicznej na adres e-mail: gmina@daleszyce.pl.

3. Termin wykonania zamówienia:
1) Wymagany / pożądany termin realizacji zamówienia – od dnia podpisania umowy do:
Zadanie nr 1 - 20 września 2019 r.
Zadanie nr 2 - 20 września 2019 r.
Zadanie nr 3 - 15 września 2019 r.
Zadanie nr 4 – 15 października 2019 r.

4. Opis wymagań stawianych Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1)    Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują odpowiednim potencjałem technicznym
i osobami do wykonania zamówienia.

5. Wraz z ofertą należy złożyć następujące dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu:
1.    Formularz ofertowy (Załącznik nr 2);
2.    Dokumenty potwierdzające status prawny Wykonawcy - odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3.    Zaparafowany projekt Umowy potwierdzający przyjęcie w całości jej postanowień. (Załącznik nr 3).
4.    Stosowne pełnomocnictwa - jeśli dotyczy:
•    przy składaniu oferty wspólnej pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców występujących wspólnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia,
•    jeżeli upoważnienie osób podpisujących ofertę nie wynika bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty.

UWAGA!
Dokumenty złożone w formie kserokopii winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do popisania oferty.
Zamawiający wymaga by dokumenty składane z ofertą i na wezwanie zamawiającego były sporządzone
w języku polskim. Jeżeli oryginalny dokument został sporządzony w innym języku wymaga się oprócz tego dokumentu złożenia jego tłumaczenia na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.

Wykonawca może przedłożyć tylko jedną ofertę cenową.
Nie dopuszcza się składania ofert w wersji elektronicznej.
Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę, przed uprzednim powiadomieniu Zamawiającego.
Oferta powinna zawierać: wypełniony i podpisany formularz ofertowy wraz z załącznikami.

Brak jakichkolwiek dokumentów wymaganych przez Zamawiającego w treści zapytania ofertowego będzie skutkował odrzuceniem oferty i nie braniem jej pod uwagę w dalszej ocenie.
Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania.
Wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać
z dokumentów dołączonych do oferty. W przypadku ustanowienia pełnomocnika – należy do oferty załączyć pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli oferta i załączniki nie będą podpisane przez osobę/y wskazaną/e W rejestrze sądowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacyjnej wykonawcy) z podaniem zamawiającego, jakiego zamówienie dotyczy oraz jego przedmiotu.
Z pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać do jakich czynności prawnych dana osoba/y została/y umocowana/e [w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez notariusza za zgodność z oryginałem].
Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę.
Oferty należy składać pod rygorem nieważności w formie pisemnej w terminie określonym
w pkt 6 niniejszego zaproszenia.
Oferty złożone drogą elektroniczną nie będą rozpatrywane. Adres e-mail służy wyłącznie do kontaktu technicznego w sprawie postępowania - Nie dopuszcza się składania ofert w wersji elektronicznej.
Zamawiający, w toku badania i oceny ofert, może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie i oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku gdy:
1)    jej treść nie odpowiada treści zaproszenia do składania ofert oraz opisowi przedmiotu zamówienia przedstawionemu przez Zamawiającego;
2)    jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
3)    została złożona po terminie

Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
- nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
- postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą;
- nie wpłynęła żadna oferta;
- cena najkorzystniejszej oferty lub ofert z najkorzystniejszą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia - nie stosuje się w przypadku możliwości zwiększenia przez Zamawiającego dostępnych środków;
- wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że przeprowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.  

6. Miejsce i termin składania ofert:
1)    Oferty należy składać w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Daleszycach, 26-021 Daleszyce,
Pl. Staszica 9, sekretariat - pokój 25, osobiście lub pocztą, w terminie do dnia  31.07.2019 r. do godz. 14:00.
2)    Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie
w poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta zawierająca ofertę winna być zaadresowana do zamawiającego, opatrzona nazwą, dokładnym adresem Wykonawcy oraz oznaczona w sposób następujący:

DZIAŁANIA INFORMACYJNO-PROMOCYJNE – PROMOCJA PROJEKTU
pn. „Modernizacja i doposażenie ośrodka prowadzącego działalność edukacji ekologicznej
w miejscowości Widełki na terenie Gminy Daleszyce”.
Znak sprawy: GMR.042.2.7.2019.UL

7. Opis sposobu wyboru oferty najkorzystniejszej:
1)    Kryteria oceny ofert stanowi 100% cena.
Liczba punktów = Cn/Cb  x 100%
gdzie:
- Cn – najniższa cena spośród wszystkich ofert nie odrzuconych
- Cb – cena oferty badanej
- 100 wskaźnik stały
2)    Oferta z najniższą ceną złożona przez Wykonawcę, zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.  

8. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierająca: nazwę (firmę), siedzibę i adres oraz cenę Wykonawcy, którego ofertę wybrano zostanie opublikowana na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta
i Gminy w Daleszyce oraz na stronie internetowej  http://bip.daleszyce.pl najpóźniej w terminie 7 dni od dnia składania ofert.

9. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy:
Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy zostanie przekazana telefonicznie Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
10. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1)    Administratorem danych osobowych jest Gmina Daleszyce, Plac Staszica 9, 26-021 Daleszyce,  kontakt email: gmina@daleszyce.pl.
2)    Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można się kontaktować w sprawie swoich danych osobowych, kontakt email:  iod@abi-net.pl.
3)    Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4)    Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 2 ust 1 Ustawy z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r., poz. 1764 ze zm.)
5)    Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z obowiązującym prawem oraz przepisami
o archiwach.
6)    Każda osoba posiada prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania - w ramach dopuszczonych przepisami prawa oraz prawo
do przeniesienia danych.
7)    Każda osoba posiada prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.
8)    W związku z przetwarzaniem każdy ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym
w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9)    Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych zawartych w formularzu do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
10)    Dane osobowe zawarte w formularzu zostaną ujawnione jedynie organom upoważnionym do tego przepisami prawa.
11)    W oparciu o dane osobowe zawarte w formularzu administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
12)    Podanie danych osobowych jest obowiązkowe ze względu na przepisy prawa (za wyjątkiem danych, na które wyrażono zgodę).

11. Załączniki do Zaproszenia do Składania ofert
1) Opis przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 1
2) Formularz ofertowy – Załącznik nr 2
3) Projekt umowy – Załącznik nr 3